中小企業の経営者として、あなたは慎重でなければなりません。今日の混雑した市場で打開する方法を見つける必要があります。チームを過度に拡張することなく、新しい視聴者にリーチし、プロセスを自動化し、効率を向上させ、より少ないリソースでより多くのことを実現する必要があります。適切なテクノロジーがあれば、それらすべてが解放され、さらに一部は解放されます。
あ 2024年の調査 米国商工会議所の報告によると、中小企業経営者の 99% はビジネスを運営するために少なくとも 1 つのテクノロジー プラットフォームまたはツールを使用しており、47% は 4 つ以上のプラットフォームを使用しています。中小企業経営者の 5 人に 2 人 (40%) が生成 AI を使用していると回答しており、これは 2023 年の生成 AI ユーザーの割合 (23%) のほぼ 2 倍です。
しかし、コミュニケーションとコラボレーションのニーズに必要なのは、生成 AI とエージェント AI が組み込まれた 1 つのプラットフォームだけで済むことに気づいていない人もいるかもしれません。 Zoomワークプレイス と AI コンパニオン 電話、チーム チャット、ホワイトボード、会議、スマート ドキュメント、およびサポートされているサードパーティの統合を 1 つのユーザー エクスペリエンスにまとめます。
現在の顧客ベースでより多くのことを成し遂げたいと考えている場合でも、ビジネスを積極的に成長させたいと考えている場合でも、Zoom Workplace がどのように時間を節約しながら、費用対効果を最大限に高めることができるかを確認するには、以下のヒントをご覧ください。
1. AI Companion で生産性を向上
米国商工会議所の中小企業調査では、91% の企業が AI が将来のビジネスの成長に役立つと楽観的であると回答したと報告しています。しかし、AI を使用していない企業の 22% は、導入の障壁としてコストへの懸念を挙げています。
一部の企業ではユーザーごとに AI 機能に割増料金を請求していますが、Zoom AI Companion は対象となる有料 Zoom プランに追加料金なしで含まれています。
Zoom ミーティングを主催しているときに、AI Companion の輝きアイコンをクリックするだけです。これにより、会議の概要をオンにしたり、「近況を教えてください」のような質問をして、これまでに議論された内容の詳細を取得したりすることができます。
AI Companion は、会議の要約に加えて、メールやチャット メッセージの作成、ブレインストーミングやホワイトボード上のコンテンツの整理、ボイスメールの優先順位付けや通話の要約にも役立ちます。 ズームフォン。 AI Companion に会議の記録から洞察を引き出して、プロジェクト概要、ブログ投稿、または Zoom ドキュメントのその他のコンテンツをすぐに開始するように依頼できます。次のチェックインをスケジュールするために同僚のカレンダーを確認するのに時間を費やす必要はありません。AI Companion が空き状況を確認し、あなたの代わりにその会議をスケジュールできます。
これらの機能により効率が向上し、貴重な時間をより有意義な仕事に費やすことができます。訪問してください AI コンパニオン ページ 中小企業が AI を使用して勤務時間を改善できる具体的な方法について詳しく学びましょう。
2. アプリの切り替えを減らす
Zoom Workplace は、Zoom ミーティングに参加するために使用するアプリとしてよく知られているかもしれません。ただし、Zoom Workplace デスクトップ アプリからできることはさらにたくさんあります。
- チームメイトとチャットする Zoomチームチャット、すべての Zoom アカウントに含まれています。人々のグループとのチャンネルを作成したり、1 対 1 で直接メッセージを送信したりできます。外部の連絡先を追加してチャットすることもできるため、電子メールよりも簡単、迅速、より整理されたコミュニケーションが可能になります。
- Google または Microsoft カレンダーを接続します Zoom アカウントを使用して、すべてのミーティングを[カレンダー]タブに表示します。数回クリックするだけで Zoom ミーティングに参加したり (もうミーティングのリンクを探す必要はありません!)、AI Companion を使用して Zoom Workplace アプリで直接ミーティングをスケジュールしたりすることができます。
- Google または Microsoft のメール アカウントを Zoom アカウントに接続します (または、 Zoomメールでの無料メールアドレス) を使用すると、別のアプリに移動することなく、電子メール メッセージに簡単にアクセスできます。 AI Companion を使用してメールの作成を支援することもできます。
- Zoom Phone をお持ちの場合は、Zoom Workplace アプリのソフトフォン インターフェイスを使用して、電話をかけたり、ボイスメールを表示および聞いたり、テキスト メッセージを送信したりできます。 AI Companion は、通話後の概要や、ボイスメールからタスクに優先順位を付けて抽出する機能により、ここでも役立ちます。
- のスイートにアクセスする 組み込みの生産性向上ツール メモ、ビデオ クリップ、ホワイトボードを作成し、同僚と簡単に共有できます。
- 持っている場合 ワークヴィボ、アプリ内で直接アクセスして、同僚の投稿を表示したり、チームメイトに称賛を与えたり、社内ニュースを読んだり、さまざまな部門のスペースを探索したりできます。
まだダウンロードしていない場合は、最新バージョンをダウンロードしてください。 Zoomワークプレイスアプリ 上部のナビゲーション バーのタブを探索して、作業中に Zoom をさらに活用する方法を確認してください。
3. 予約のスケジュールを合理化する
予約スケジュールアプリ チームが見込み客、顧客、クライアントとの会議の準備に費やす時間を削減するのに役立ちます。顧客が行う必要があるのは、予定を設定するためにメールをやり取りする代わりに、スケジュール設定リンクをクリックし、都合の良い日時を選択してカレンダー上で予約をするだけです。
Zoom Workplace Business または Business Plus アカウントをお持ちの場合は、次の機能にアクセスできます。 ズームスケジューラ デスクトップまたはモバイル アプリで追加料金なしですぐに利用できます。 Zoom Scheduler は Google、Microsoft、または Zoom カレンダーと同期して予約を簡単にします。Zoom ミーティングのリンクを含む電子メールの送信について心配する必要はありません。すべて自動的に処理されます。
Zoom Workplace プランにスケジューラーが付属していない場合は、次のことができます。 より安く追加できます Calendly のような他のスケジュール アプリよりも優れています。方法について詳しくはこちら Zoom Scheduler は Calendly と比較して優れています。
4. 会議後も会話を続ける
Zoom ミーティングが終わっても、重要な会話が終わるわけではありません。実際、多くの重要なアクションアイテム、ディスカッション、意思決定は、Zoom 通話を終了した後に行われます。 Zoom Workplaceの使い方を学習する 会議のライフサイクル （会議前、会議中、会議後に費やす時間） が、時間をより効率的に過ごすための鍵となります。
Zoom Workplace アプリで会議をスケジュールするときに、オプションをクリックして有効にします 継続的な会議チャット。これにより、事前に会議出席者とグループ チャットを開始して、議題項目について調整したり、会議前の資料を共有して確認したりすることができます。会議が開始されたら、それらのメッセージを参照して、会議内でチャットを続けることができます。会議が終了したら、チーム チャットで会話を続けます。 AI Companion 会議の概要を共有し、ディスカッション スレッドに再アクセスして、未解決の項目に関するループを終了することができます。
5.Zoom Phoneで外出先でも仕事ができる
2024年によると 朝の相談アンケート Zoom の委託による調査では、中小企業経営者の回答者の 82% が、つながりを保つために電話を使用していると答えたのに対し、従業員 1,000 名を超える企業では回答者の 70% が電話でのコミュニケーションを必要としています。** デジタル時代においても、電話でのコミュニケーションは依然として重要ですが、ビジネスの外出先やハイブリッドなワーク スタイルに適合させる必要があります。
Zoom Phone は電話通信をクラウドに取り込み、あなたと従業員が Zoom Workplace デスクトップまたはモバイル アプリからビジネスフォンにアクセスできるようにします。つまり、オフィス、自宅、外出先を問わず、互換性のあるデバイスから電話をかけたり受けたりできるということです。必要に応じて、既存の互換性のある卓上電話機を維持することも、当社の主要な製品からサポートされている卓上電話機および会議電話機を選択することもできます。 ハードウェアパートナー。
ここでは、Zoom Phone が従業員と顧客間のコミュニケーションを改善するのに役立ついくつかの方法を紹介します。
- 従業員は、Zoom Phone の AI Companion を活用して通話やテキスト メッセージを要約したり、ボイスメールに優先順位を付けたりすることで時間を節約できます。
- お気に入りのビジネスツールをZoom Phoneと連携して使用できます。当社の電話ソリューションは、Salesforce、Google G-Suite、ServiceNow、HubSpot などの重要なアプリケーションと統合されています。
- Zoom Phone ではユーザーの追加と管理が簡単です。これは、多くのことをこなしていて、より複雑なソリューションを管理するための IT リソースが不足している中小企業の経営者にとって、特に最適です。
- 応答時間を短縮するために通話キューを設定できます。営業チームやサポート チームなどの指定されたユーザー グループに通話をルーティングすることで、顧客からの問い合わせを分割して解決し、最初に対応可能な人が電話に応答できるようにします。
- 従業員は電話中に、簡単なスケッチを描いたり、電話で他の人と確認するために文書を取り出したりしたい場合があります。 Zoom Workplace を使用すると、状況に応じて電話からビデオ会議に簡単に移行できるため、生産的な会話を行うためのより多くの方法が得られます。
小規模ビジネスを運営するためのヒントをさらに入手する
Zoom を使用して小規模ビジネスを運営するためのヒントをさらに知りたい場合は、オンデマンド ウェビナーをご覧ください。それは、 時間を節約するZoom Workplaceの機能トップ10 あなたのような中小企業のリーダーが働き方を改善できるよう支援します。